Bab. 7 Pendekatan Sistem

Manajer memecahkan masalah agar perusahaan dapat mencapai tujuannya. Selam proses pemecahan masalah manajer membuat berbagai keputusab, dan beberapa elemen pemecahan masalah harus ada. Ketika proses pemecahan masalah mulai berjalan, manajer berhati-hati dalam membedakan gejala dengan sebab.

            Sruktur masalah memepengaruhi cara pemecahan masalah. Masalah yang tidak terstruktur harus dipeccahkan oleh manajer, tetapi masalah yang terstruktur dapat dipecahkan oleh komputer. Manajer dan komputer dapat berkerja sama untuk memecahkan masalah semi-terstruktur.

            Sautu pendekatan sistematis untuk pemecahan masalah telah dibuat, dan disebut pendekatan sistem, pendekatan sistem terdiri dari tiga jenis usaha-persiapan, definisi, dan solusi.

 Istlah pemecahan masalah  mengingatkan pada perbaikan hal-hal yang salah. Tidak di ragukan lagi bahwa para manajer member respon yang cepat pada pengaruh-pengaruh yang merugikan, untuk mencegah atau meminumkan kerusakan. Namun, para manajer juga memberikan respon pada hal-hal yang lebih baik dari perkiraan sebelumnya. Pemcahan masalah manajer terlibat dalam pemecahan masalah untuk memecahkan masalah yang mungkin secara potensial berbahaya atau menguntungkan. Proses pemecahan masalah mengharuskan dibuat beberapa keputusan.

Pentingnya pemecahan masalah serangkain keputusan untuk memecahkan suatu maslah mungkin hanya membutuhkan sedikit jam namun dapat mempengaruhi laba perusahaan hingga ribuan atau jutaan dolar.

Pengambilan keputusan dan pemecahan masalah dalam memecahakan masalah, seorang manajer akan membuat banyak keputusan. Keputusan adalah pemilihan strategi atau tindakan. Pengembilan keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang diykini manajer akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satu kunci pemcahan masalah adalah mengidentifikasi berbagai alternative keputusan.

Elemen-elemen Proses Pemecahan Masalah

Beberapa elemen harus ada agar seorang manajer berhasil dalam memecahkan masalah. Tentu saja harus ada satu maslah dan seorang pemecah masalah (manajer). Solusi bagi suatu masalah harus memampukan sistem untuk memenuhi tujuannya dengan baik, seperti tercermin pada standar kinerja sistem. Standar ini menggambarkan keadaan yang diharapkan-apa yang harus dicapai oleh sistem. Selanjutnya, manajer harus memiliki informasi yag tersedia. Informasi itu menggambarkan keadaan saat ini apa yang sedang dicapai oleh sistem.

System konseptual adalah system pemecahan masalah yang terdiri dari manajer, informasi, dan standar. Dua elemen lain masuk dalam proses pengubahan masalah menjadi solusi. Kedua elemen tersebut adalah solusi alternative dan kendala. Sangat penting bagi manejer untuk memisahkan masalah dari gejala.

Perbedaan antara keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan menggambarkan kriteria solusi (solution criterion), atau apa yang diperlukan untuk mengubah keadaan saat ini menjadi keadaan yang diharpkan. Contohnya, jika standar menetapkan sedkit 125 jaket ski terjual sehari, dan rata-rata penjualan adalah 75 jaket, solusi maslah ini adalah meningkatkan penjualan sedikitnya 50 jaket. Kelima puluh jaket ini adalah criteria solusi.

Kendala itern dapat berupa sumber daya yang terbatas. Kendala lingkungan dapat berupa tekanan dari berbagai elemen lingkungan, seperti pemerintah atau pesaing, dan merekan bertindak sedemikian rupa untuk memebatasi arus sumber daya ke dalam dan keluar perusahaan.

Masalah Versus Gejala

Gejala adalah kondisi yang dihasilkan oleh masalah. Seorang manejer ketika mendapati masalah yang menyebabkan laba yang paling rendah.Masalah tersebut adalah penyebab laba yang rendah. Sebenarnya, ada baiknya untuk berfikir bahawa masalah adalah penyebab dari suatu personal menjadi penyebab dari suatu peluang.

Struktur masalah

Cara popular untuk menggolongkan masalah adalah dengan menempatkannya dalam suatu rangkain dari yang terstruktur hingga yang tidak terstruktur. Sebagian masalah berada di antarnya, bersifat semi-terstruktur, dalam arti manejer memahami sebagian elemen dan hubungan, tetapi tidak semuanya.

Pendekatan system adalah prosedur langkah demi langkah yang digunakan dalam memecahkan masalah bisnis. Proses pemcahan masalah secara sistematis bermula dari john dewey, seorang profesorfilosofi di Columbia University pada awal abad ini. Dalam bukunya di tahun 1910, ia menidentifikasi tiga seri yang terlibat dalam memecahkan suatu kontroversi secara memadai.

1.      Mengenali kontroversi

2.      Menimbang klaim alternative

3.      Membentuk penelitian

Kerangka kerja Dewey di biarkan tidur bertahu-tahun, tetapi selama akhir tahun 1960-an dan awal 1970-an, perhatian pada pemecahan masalah sistematis mencapai puncak yang baru. Para pembuat komputer, management scientist, dan spesialis informasi semua mencari cara untuk mengunakan komputer dalam memcahkan masalah manajer.

Serangkaian langkah-langkah

Tiap tahap terdiri dari jenis upaya tertentu yang harus dilakukan manajer upaya persiapan, upaya definisi, dan upaya solusi. Usaha persiapan mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan menyediakan orientasi sistem. Usaha definisi mencakup mengidentifikasikan masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya. Usaha solusi mencakup mengidentifikasikan berbagai solusi alternative, mengevaluasinya, memilih satu yang tapak terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat menindak lanjuti untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan.

System informasi berbasis computer, atau CBIS, dapat digunakan sebagai system dukungan ketika menereapkan pendekatan system. Subsisstem CBIS, seperti system pendukung keputusan, system pakar atau aplikasi kantor. Subsitem CBIS mungkin juga mendukung beberapa keputusan mungkin semua yang diperlukan untuk masalah tersebut. Langkah-langkah system pendekatan system memberikan jembatan antara satu maslah dan beberapa keputusan.

            Penjelasan mengenai pengambilan keputusan dan pembuat keputusan sering melupakan perkecualian-perkecualian terhadap peraturan.

Faktor-faktor pribadi menciptakan tiga gaya dasar dalam merasakan masalah :

Penghindaran masalah (problem avoider) manajer ini mengambil sikap positif dan menganggap bahwa semua baik-baik saja. Ia berusaha mengahalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi atau menghindarinya sepanjang perencanaan berlangsung.

Pemecahan masalah (problem solver) manajer ini tidak mencari maslah juga tidak menghalanginya. Jika timbul suatu masalah, masalah tersebut dipecahkan.

Pencari masalah (problem seeker) manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.

Mengumpulkan Informasi

Terdapat pula perbedaan cara manajer mengembangkan dan mengevalusi berbagai alternative setelah masalah dirasakan. Para manajer dapat memnunjukan salah satu dari dua gaya mengumpulkan informasi atau sikap terhadap total volume informasi yang tersedia bagi mereka.

Menggunakan Informasi

Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satau dari dua gaya menggunakan infomasi (information-using styles), yaitu cara menggunakan informasi untuk memecahkan masalah.

·         Gaya sistematis (systematic style) manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu meted yang telah ditetapkan, misalnya pendekatan sistem.

·         Gaya intuitif (intuitive style) manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuakain pendekatan dengan situasi.

Dalam merancang sistem berbaris komputer, perlu disadari perbedaan-perbedaan individual ini. Elemen penting dalam CBIS adalah manajer, dan tiap manajer menggunakan sistem dengan cara yang berbeda.

Pendekatan sistem adalah metodologi sistem dasar. Metodelogi adalah suatu cara yang telah ditetapkan untuk melaksanakan sesuatu. Pendekatan sistem merupakan metodelogi. Bahkan, pendekatan sistem adalah metodelogi dasar  dalam bidang komputer. Semua metodologi lain adalah turunan, hingga tingkat tertentu, dari pendekatan sistem

sumber : Mecleod jilid 1.

Artikel SIM : Kontribusi SIM dalam Peningkatan Mutu Pendidikan

Dalam meningkatkan layanan pendidikan, fungsi sistem informasi manajemen adalah suatu kegiatan formal dalam hal mengumpulkan, mengolah dan menyebarkan informasi kepada orang-orang yang tepat dalam suatu organisasi. Lembaga pendidikan dikatakan berhasil apabila mampu memenuhi semua kebutuhan pelanggan (siswa, guru, orang tua, dan masyarakat). Dalam hal layanan informasi, lembaga pendidikan harus mampu memberikan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan, mudah didapatkan secara efektif dan efisisen yang akan berdampak pada meningkatnya mutu pendidikan.

Dalam memenuhi semua kebutuhan pelanggan dalam hal informasi, lembaga pendidikan memanfaatkan sistem informasi manajemen sebagai penunjang layanan. Secara sederhana sistem informasi manajemen merupakan sarana yang tepat yang dapat mengantarkan organisasi informasi mengkoordinasikan segenap aspek kebutuhan pelanggan. Sebagai pihak yang menerima layanan pendidikan,

Pelanggan utama layanan pendidikan adalah siswa. Sedangkan produk adalah peluang pembelajaran (learning Opportunity) yang harus tercapai keperluannya, yang elemen-elemennya adalah kurikulum dan sumber daya pembelajaran.38 Akan tetapi, dalam dunia pendidikan laynan terbaik (exellence Service) tidak cukup hanya diberikan kepada siswa atau orang tua siswa saja sebagai pelanggan eksternal, layanan terbaikpun juga harus diberikan kepada para staff guru dan pegawai sebagai pelanggan internal. Mereka dapat lebih optimal dalam bekerjasama (collaboration through people) sehingga akan memberi dampak terhadap mutu layanan yang akan diberikan.

Dengan adanya sistem informasi manajemen, informasi yang ada tersusun dengan baik, sehingga sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Akibatnya organisasi informasi pada sebuah lembaga dapat bekerja dengan baik, karena didukung oleh akurasi yang diterima pelanggan. Artinya system informasi manajemen mempunyai peran signifikan, karena dapat membantu menyajikan data yang akurat, cepat dan fleksibel.

Pada umumnya sistem informasi manajemen yang diterapkan dalam manajemen pendidikan antara lain; sistem informasi keuangan, system\informasi sarana prasarana, sistem informasi kurikulum, sistem informasi kesiwaan,dan lain-lain. Mengingat bahwa pendidikan adalah organisasi yang bergerak pada bidang jasa, dan penelitian ini menjelaskan tentang layanan pendidikan yang terfokus pada kepuasan pelanggan, maka fungsionalisasi manajemen yang diuraikan akan menekankan bagaimana sebuah jasa pendidikan dapat disajikan, disampaikan, dan digunakan oleh pelanggan melalui pelayanan pendidikan sebagaimana lingkup manajemen, yaitu mulai proses perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, sampai dengan evaluasi. Peran sistem informasi manajemen juga akan diposisiskan pada tiga wilayah diatas, ketiga fungsi ini menjadi satu cakupan yang harus dikoordinir oleh para pengelola informasi yaitu organisasi informasi, kuncinya adalah pemanfaatan sistem informasi secara baik.

Sistem Informasi Akademik

Sistem Informasi Akademik secara khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan Sekolah/Perguruan Tinggi yang menginginkan layanan pendidikan yang terkomputerisasi untuk meningkatkan kinerja, kualitas pelayanan, daya saing dan kualitas SDM yang dihasilkannya.Teknologi Informasi berperan penting dalam memperbaiki kinerja suatu organisasi. Penggunaannya tidak hanya sebagai proses otomatisasi terhadap akses informasi, tetapi juga menciptakan akurasi, kecepatan, dan kelengkapan sebuah sistem yang terintegrasi , sehingga proses organisasi yang terjadi akan efisien, terukur, fleksibel.

Sistem Informasi Akademik sangat membantu dalam pengelolaan data nilai siswa/mahasiswa, mata pelajaran/kuliah, data staf pengajar (guru/dosen) serta administrasi fakultas/jurusan yang sifatnya masih manual untuk dikerjakan dengan bantuan Software agar mampu mengefektifkan waktu dan menekan biaya operasional.

Sistem Informasi Akademik memberikan kemudahan dalam mengelola :

1.            Data Guru/Dosen

2.            Data Siswa/Mahasiswa

3.            Data Mata Pelajaran/Kuliah

4.            Data Nilai Siswa/Mahasiswa

Sistem Informasi Akademik dikembangkan secara aktif dan kontinu. Setiap pengguna Sistem Informasi Akademik berhak memberikan masukan-masukan positif berdasarkan kebutuhan mereka.

Interaksi Sistem Informasi - Teknologi Informasi

Peran Teknologi Informasi Dalam Bidang Pendidikan (e-education).

Dalam kehidupan kita dimasa mendatang, sektor teknologi informasi dan telekomunikasi merupakan sektor yang paling dominan. Siapa saja yang menguasai teknologi ini, maka dia akan menjadi pemimpin dalam dunianya. Globalisasi telah memicu kecenderungan pergeseran dalam dunia pendidikan dari pendidikan tatap muka yang konvensional ke arah pendidikan yang lebih terbuka (Mukhopadhyay M., 1995). Sebagai contoh kita melihat di Perancis proyek “Flexible Learning”. Hal ini mengingatkan pada ramalan Ivan Illich awal tahun 70-an tentang “Pendidikan tanpa sekolah (Deschooling Socieiy)” yang secara ekstrimnya guru tidak lagi diperlukan.

Manfaat e-education yang dapat dirasakan adalah :

1.  Suatu pendidikan jarak jauh berbasis web antara lain harus memiliki unsur Pusat kegiatan siswa/mahasiswa yaitu sebagai suatu community web based distance learning harus mampu menjadikan sarana ini sebagai tempat kegiatan siswa/mahasiswa, dimana siswa/mahasiswa dapat menambah kemampuan, membaca materi kuliah, mencari informasi dan sebagainya.
2. \Interaksi dalam grup yaitu  para siswa/mahasiswa dapat berinteraksi satu sama lain untuk mendiskusikan materi-materi yang diberikan guru/dosen. Guru/Dosen dapat hadir dalam group ini untuk memberikan sedikit ulasan tentang materi yang diberikannya.
3. Sistem administrasi siswa/mahasiswa; dimana para siswa/mahasiswa dapat melihat informasi mengenai status siswa/mahasiswa, prestasi siswa/mahasiswa dan sebagainya.
4. Pendalaman materi dan ujian; Biasanya guru/dosen sering mengadakan quis singkat dan tugas yang bertujuan untuk pendalaman dari apa yang telah diajarkan serta melakukan test pada akhir masa belajar. Hal ini juga harus dapat diantisipasi oleh web based distance learning.
5.  Perpustakaan digital; Pada bagian ini, terdapat berbagai informasi kepustakaan, tidak terbatas pada buku tapi juga pada kepustakaan digital seperti suara, gambar dan sebagainya. Bagian ini bersifat sebagai penunjang dan berbentuk database.
6.   Materi online diluar materi pelajaran/kuliah; Untuk menunjang perkuliahan, diperlukan juga bahan bacaan dari web lainnya. Karenanya pada bagian ini, guru/dosen dan siswa/mahasiswa dapat langsung terlibat untuk memberikan bahan lainnya untuk di publikasikan kepada siswa/mahasiswa lainnya melalui web.

Peranan Sistem Informasi dalam Dunia Pendidikan

Menurut Reisnic(2002), ketika orang berpikir mengenai pendidikan dan pembelajaran, mereka umumnya memiliki pertanyaan yang menyangkut informasi apa yang paling penting untuk dipelajari? Cara apa yang paling baik digunakan untuk metransformasikan informasi dari pengajar ke peserta ajar? Dan bagaimana cara yang terbaik untuk menyampaikan informasi yang mudah dipahami dan dipelajari?

Sedangkan Menurut Karsidi(2000), masalah pokok yang dihadapi pendidikan di Indonesia antara lain mengenai peningkatan mutu, pemerataan kesempatan pendidikan, dan relevansi pendidikan dengan pembangunan nasional. Masalah tersebut membutuhkan penyelesaian selain cara konvensional yang dikenal selama ini. Secara umum aplikasi sistem informasi dalam pendidikan diharapkan mampu melakukan hal-hal sebagai berikut :

1.            dapat menyebarkan informasi secara luas, seragam dan cepat.

2.            dapat membantu, melengkapi dan menggantikan tugas guru bila diperlukan.

3.            dapat menunjang kegiatan belajar masyarakat serta mengajak partisipasi masyarakat.

4.            dapat menambah keanekaragaman sumber maupun kesempatan belajar.

5.            dapat menambah daya tarik untuk belajar.

6.            dapat menghemat biaya

Semula teknologi pendidikan dipandang hanya berperan pada taraf pelaksanaan kurikulum di kelas. Sementara konsepsi baru yang akan digunakan menghendaki teknologi pendidikan sebagai masukan (input) bahkan sejak tahap perencanaan kurikulum.

Penggunaan Sistem Informasi Akademik

Berbagai permasalahan yang ada dalam dunia pendidikan saat ini telah mampu diatasi dengan pemanfaatan jaringan komputer yang mampu menyajikan fasilitas komunikasi, pertukaran data maupun informasi yang cepat dan akurat, dan membuat jarak diantara pemakai menjadi tidak penting.

Dengan keberadaan jaringan pemakai dapat berbicara dalam bentuk text dan audio visual, variasi fasilitas yang dapat diberikan oleh suatu jaringan sangat tergantung pada jenis dan versi aplikasi yang digunakan dan tentu harus didukung dengan kondisi hardware yang memadai sebagai suatu prasyarat dalam penggunaan software aplikasi.

Sistem informasi akademik merupakan solusi yang paling banyak digunakan dalam mengelola data-data akademik lembaga pendidikan yang ada di Indonesia. Selain mempermudah proses pengelolaan data, sistem informasi ini juga memperkecil biaya operasional yang harus dikeluarkan oleh lembaga terkait.

Teknologi informasi dikatakan berfungsi sebagai komplemen atau pelengkap bila materi pembelajaran pada sistem informasi diprogramkan untuk melengkapi materi pembelajaran yang diterima peserta didik di dalam kelas. Sehubungan dengan hal ini, ada 3 alternatif model kegiatan pembelajaran yang dapat dipilih para mahasiswa, yaitu apakah mereka akan mengikuti kegiatan pembelajaran yang disajikan secara konvensional saja, atau sebagian secara tatap muka dan sebagian lagi melalui internet, atau bahkan sepenuhnya melalui internet.

. Manfaat dari penggunaan sistem informasi akademik juga bermacam-macam. Mulai dari penanganan masalah administrasi pada saat penerimaan mahasiswa baru, pengelolaan data akademik mahasiswa, pelaksanaan kegiatan perkuliahan, manajemen sumber daya serta proses pengambilan kebijakan dari eksekutif yang semuanya dapat  dilakukan secara lebih efektif dan optimal dengan menggunakan sistem informasi.

Sumber :

http://id.shvoong.com/social-sciences/education/2178825-sistem-informasi-manajemen-dalam-meningkatkan/#ixzz1xdJgjc00

Karsidi, Ravik. 2000. Penerapan Teknologi Untuk Peningkatan Mutu Pendidikan. Bahan ceramah di Universitas Sebelas Maret Surakarta

Muslim. Teknologi Informasi dalam Pendidikan. Bandung : UPI

Natakusumah, E.K., “Perkembangan Teknologi Informasi di Indonesia.”, Pusat Penelitian informatika – LIPI Bandung, 2002-

http://dreand.blogspot.com/2012/06/kontribusi-sim-dalam-peningkatan-mutu.html

artikel Sistem Informasi Manajemen 1

IMPLEMENTASI TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF DALAM OPERASIONAL PERUSAHAAN PADA ERA GLOBALISASI

PENDAHULUAN
        Tidak dapat disangkal bahwa salah satu penyebab utama terjadinya era globalisasi yang datangnya lebih cepat yaitu karena perkembangan pesat teknologi informasi. Kemajuan teknologi digital yang dipadu dengan telekomunikasi telah membawa komputer memasuki masa-masa “revolusi”-nya. Kegunaan komputer di perusahaan tidak hanya untuk meningkatkan efisiensi, namun lebih jauh untuk mendukung terjadinya proses kerja yang lebih efektif. Tidak seperti halnya pada era komputerisasi dimana komputer hanya menjadi “milik pribadi” Divisi EDP (Electronic Data Processing). perusahaan, di era kedua ini setiap individu di organisasi dapat memanfaatkan kecanggihan komputer, seperti untuk mengolah database, spreadsheet, maupun data processing (end-user computing). Tidak ada yang dapat menahan lajunya perkembangan teknologi informasi. Keberadaannya telah menghilangkan garis-garis batas antar negara dalam hal flow of information.

1.     Konsep manajemen informasi dalam perusahaan

         Manajemen kantor administratif, mirip dengan manajemen informasi, menjadi bidang kerja dinamis yang terdiri dari sistem administrasi, proses data, reprografis, proses kata, manajemen data, telekomunikasi dan mikrografis. Fungsi dan prinsip manajemen informasi yang efektif dapat diterapkan di berbagai jenis kantor. Tugas kantor lama seperti komunikasi lisan dan tulisan, mengolah dan melaporkan, penyimpanan data, akunting, dan pemberkasan masih ada, tapi diperbarui.

Konsep keungggulan kompetitif dalam operasional perusahaan
Dalam mengimplementasikan konsep e-business, terlihat jelas bahwa meraih keunggulan kompetitif (competitive advantage) jauh lebih mudah dibandingkan mempertahankannya. perusahaan harus memiliki kriteria-kriteria (critical success factors) dan ukuran-ukuran (performance indicators) yang dapat dijadikan sebagai barometer sukses tidaknya perusahaan dalam memiliki dan mempertahankan keunggulun kompetitif tertentu. 

        

        Secara garis besar, ada empat periode atau era perkembangan sistem informasi, yang dimulai dari pertama kali diketemukannya komputer hingga saat ini.
Ada punbeberapa konsep kompetitif yaitu : mengenai akses yang cepat dalam mencari informasi yang berkaitan dengan perusahaan tersebut, teknik penyampaian informasi, dan visualisasi.

2. Strategic uses of information technology

        Strategi merupakan arahan dan ruang lingkup dari perusahaan dalam jangka panjang yang akan memberikan keuntungan bagi perusahaan melalui penggunaan sumber daya yang ada dalam lingkungan yang mendukung untuk memenuhi kebutuhan pasar dan memenuhi harapan dari para stakeholder. 

       

        Ada dua kemungkinan yang dapat dilakukan, pertama proses bisnis perlu dilakukan modifikasi agar sesuai dengan IT yang digunakan, atau kedua melakukan penyesuaian atau kustomisasi terhadap IT. Peranaan IT dalam organisasi ini juga akan mempengaruhi penyelarasan yang terjadi dalam perusahaan.

3. Membangun Customer Focused 

       Salah satu pendekatan pemecahan masalah yang dapat dilakukan adalah dengan menerapkan strategi pemasaran relasional. 
Perusahaan yang dapat membangun bisnis yang berfokus pada customer adalah bagaimana dia dapat :

• Mempertahankan agar customers loyal
• Dapat mengantsisipasi kebutuhan masa yang kan datang
• Mampu merespon kekhawatiran customer
• Menyediakan pelayanan yang berkualitas tinggi kepada customer
• Customer focused juga berarti memberikan yang terbaik bagi konsumen dan menjadikannya puas akan sejumlah rupiah yang dikeluarkan.

4. Value Chain & Strategic Information System

      

        strategis sistem teknologi informasi adalah sebagai langkah awal dalam membuat perencanaan sistem teknologi informasi.

- Pada tahap pertama yaitu penelitian dilakukan studi literatur tentang sistem informasi dan perencanaan strategis sistem teknologi informasi. 

- Tahap kedua yaitu dilakukan pengumpulan data dan informasi sesuai dengan kebutuhan penelitian. Tahap ketika dilakukan analisis bisnis dan analisis sistem teknologi informasi. Analisis bisnis yang dilakukan adalah analisis 5 competitive forces model Porter, analisis Strength Weaknesses Opportunity Threaths (SWOT), analisis value chain. Analisis sistem teknologi informasi yang dilakukan adalah analisis Information System Strategic Grid model McFarlan dan analisis kesenjangan. 

- Bagian akhir analisis dilengkapi dengan rekomendasi strategi untuk pengembangan sistem teknologi informasi.

5. Re-engineering Bussiness Process

Business Process Reengineering dikenal juga dengan istilah Business Process Redesign (Perancangan Ulang Proses Bisnis), Business Transformation, atau Business Process Change Management. Re-engineering ("rekayasa ulang") adalah dasar dari perkembangan-perkembangan manajemen yang muncul belakangan ini. Perancangan ulang membagi-bagi proses bisnis menjadi sub-sub proses dan tugas yang dilaksanakan oleh beberapa area fungsional terspesialisasi dalam organisasi, Perancangan ulang memaksimalkan kinerja subproses yang akan menghasilkan beberapa keuntungan, namun tidak menjanjikan peningkatan yang dramatis jika prosesnya sendiri tidak efisien dan tertinggal.

6. Menciptakan Virtual Company

suatu perusahaan yang membuat suatu aplikasi sistem informasi yang digunakan untuk menjembatani antara perusahaan dan klien secara online.
Untuk membangun sebuah Virtual Company, ada beberapa komponen yang dapat digunakan , diantaranya :
1. Email
2. Sistem yang otomatis dan mudah digunakan
3. Digital company
4. Monitoring
5. Infrastruktur
6. Motivasi
7. user-friendly
Untuk factor waktu, aplikasi yang bisa menjadi pilihan adalah e-mail, IM, intranet, electroni meeting. Sedangkan untuk faktor jangkauan ruang/area, teknologi yang bisa menjadi pilihan adalah mobile phone, PDA,Laptop,internet. Kedua pilihan teknologi dan aplikasi tersebut akan menjadi dasar bagi Manager dalam pengambilan keputusan dan bertindak sesuai kebutuhan organisasi dan management.

7. Membangun Knowledge Creating Company.

       Knowledge management adalah kumpulan perangkat, teknik, dan strategi untuk mempertahankan. . Knowledge creation adalah proses inti dari inisiatif knowledge management, yang secara khusus mempunyai dampak untuk menghasilkan new knowledge agar dapat menciptakan inovasi untuk meningkatkan pertumbuhan corporate performance.

Ada 2 macam knowledge yang dikembangkan perusahaan :

- Explicit knowledge: data, dokumen, dan seluruh hal yang tertulis atau yang tersimpan didalam computer.

- Tacit knowledge: “how-to” knowledge yang ada dalam pikiran masing masing pekerja Tacit Knowledge seringkali menggambarkan informasi terpenting dari sebuah organisasi.

Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:

·         Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.

·         Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.

·         Pengambilan Keputusan, proses pemilihan diantara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih diantara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.

sumber : http://diancherunisah.blogspot.com/2011/09/artikel-sistem-informasi-manajemen-1.html

Bab. 6 Model Sistem Umum Perusahaan

Bab. 6 Model Sistem Umum Perusahaan

Manajer menggunakan model untuk memecahkan perusahaan. Semuanya membantu pemahaman Maupun komunikasi, dan model matematika dapat juga untuk memperkirakan masa depan. Model umum perusaan terdiri dari system fisik maupun system konseptual. System fisik mencakup elemen input, elemen transformasi, dan elemen output, serta menyediakan suatu jalur bagi arus sumber daya fisik. System konseptual terdiri dari data dan informasi yang mewakili system fisik.

            Model adalah penyerderhanaan (abstraction) dari sesuatu model mewakili sejumlah obyek atau aktivitas, yang disebut entitas(entity). Manajer menggunakan model untuk mewakili permasalahan yang akan dipecahkan. Obyek atau aktivitas yang menyebabkan permasalahan adalah entitas.

Jenis-jenis model dasar terbagi empat bagian yaitu :

·         Model fisik adalah pengambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi. Model fisik yang digunakan dalam dunia bisnis meliputi pusat perbelanjaan atau prototype mobil baru.

·         Model naratif adalah yang mengambarkan entitasnya secara lisan atau tulisan. Semua komunikasi bisnis adalah model naratif, sehingga model naratif merupakan jenis model yang paling populer.

·         Model grafik adalah mengambarkan entitasnya dengan sejumlah garis symbol atau bentuk,

·         Model matematika adalah semua rumusan atau persamaan matematika. Keunggulan model matematik adalah ketelitiannya dalam menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu obyek.

Kegunaan model

Kegunaan model keempat jenis model mempermudah pemahanman dan komunikasi. Model matematika sebagai tambahan, menyediakan kemampuan prediksi.

1.      Mempermudah pengertian suatu model pasti lebih sederhana dari pada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan secara sederhana. Setelah model-model sederhana ini dipahami, secara bertahap model tersebut dapat dibuat semakin rummit sehingga dapat menggambarkan entitasnya dengan lebih akurat.

2.      Mempermudah komunikasi setelah pemecah masalah (problem solver) mengerti entitasnya, pengertian itu sering perlu dikomunikasikan kepada yang lain.

Ke empat jenis model dapat mengkomunikasihkan informasi secara cepat dan akurat kepada orang-orang yang mengetahui makna dari berbagai bentuk, kata-kata, grafik, dan matematika tersebut.

3.      Memperkirakan masa depan ketelitian dalam mengambarkan entitasnya membuat model matematika dapat memberikan kemampuan yang tidak dapat disediakan oleh jenis model lain. Model matematika dapat memperkirakan apa yang akan terjadi di masa depan, akan tetapi tidak seratus persen akurat.

Model system umum

          model system umum perusahaan merupakan diagram grafik yang disertai dengan narasi yang menggambarkan semua organisasi secara umum, dengan menggunakan kerangka kinerja system.

System fisik  perusahaan yang mengubah sumber daya input menjadi sumber daya output. Sumber daya input dating dari lingkungan perusahaan, terjadi suatu transformasi, dan sumber daya output dikembalikan ke lingkungan yang sam. Karena itu system fisik perusahaan merupak system terbuka, yang berhubungan dengan lingkunganya melalui arus sumber daya fisik.

Arus material  material-material input diterima pemasok bahan baku dan komponen rakitan. Pada perusahaan manufaktur, dua bidang fungsional terlibat dalam arus material ini. Fungsi manufaktur mengubah bahan baku menjadi barang jadi, dan fungsi pemasaran mendistribusikan produk jadi kepad pelanggan. Kedua bidang ini harus saling berkerja sama untuk mempermudah arus material.

 Arus personil  input personil berasal dari lingkungan. Input personil ini biasanya diproses oleh fungsi daya manusia kemudian ditugaskan ke berbagai bidang fungsional. Fungsi sumber daya manusia adalah memperoses pemberhentiannya, dan sumber daya itu dikemabalikan kepada lingkungan.

Arus mesin  mesin-mesin diperoleh dari pemasok. Namun, akhirnya semua mesin dikembalikan kepada lingkungan dalam bentuk tukar tambah dengan model baru, atau sebagai rongsokan.

Arus uang diperoleh dari pemilik, dan dari pelanggan perusahaan. Sumber lainnya mencakup lembaga keuangan, serta dari pemerintah, pengendalian arus uang berad pada fungsi keuangan. Arus uang yang melalui perusahaan jarang melibatkan uang dalam bentuk fisik. Sebaliknya yang ada adalah arus sesuatu yang mewakili uang. Karena itu, arus uang menghubungkan perusahaan dengan lembaga-lembaga keuangan, para pelanggan, pemasok, pemegang saham dan pekerja.

System konseptual meliputi suatu lingkaran umpan balik dan mekanisme pengendalian. Perusahaan adalah contoh system lingkaran tertutup, dengan manajemen sebagai mekanisme pengendalian adalah manajemen perusahaan. Manajemen menggunakan informasi sebagai dasr untuk membuat perusahaan dalam system fisik atau sejenis alat yang mengunakan sinyal umpan balik untuk mengevaluasi kinerja system dan menentukan apakah perlu dilakukan tindakan perbaikan.

            Pengendalian manajemen karena tujuan utama perusahaan adalah menghasilkan sejumlah output, ukuran output merupakan bagian integral dari pengendalian system. Umpan balik output bernilai bagi manajer, tetapi manajer juga harus mengetahui status dari input dan proses transformasi.    Pengolahan informasi para manajer ini harus memperoleh informasi dari suatu system atau prosedur yang menghasilkan informasi data yang terkumpul.

Tambah pengolah informasi yang dalam pembahasaan ini, kita angap adlah komputer. Namun, komputer bukanlah keharusan.

 dimensi-dimensi informasi ketika para manejer menentukan output yang harus disediakan pengolahan informasi, mereka mempertimbangkan empat dimensi dasar informassi yaitu :

-          Relevansi informasi memiliki relevansi langsung dengan masalah yang ada.

-          Akurasi idealnya, semua informasi harus akurat.

-          Ketepatan waktu informasi harus tersedian untuk memecahkan masalah sebelum situasi krisis menjadi tidak terkendali atau kesempatan menghilang.

-          Kelengkapan manajer harus mampu memperoleh informasi yang menyajikan gambaran lengkap dari suatu permasalahn atau penyelesaian.

Standar  agar manajer dapet diakukan pengendalian atas bagian yang menjadi tanggung jawabnya, harus terdapat dua unsur pertama, harus ada informasi yang menggambarkan apa yang sedang dicapi bagian tersebut. Kedua, harus ada standar kinerja yang mencerminkan apa yang harus dicapai bagian tersebut.

Strandar adalah ukuran kinerja yang dapet diterima, dinyatakan secar ideal dalam istilah-istilah spesifik. Manajer menggunakan standar untuk mengendalikan system fisik dengan membandingkan kinerja actual, seperti yang dilaporkan pengolah informasi, dengan standar, hasil perbandingan memnentukan apakah suatu tindakan diperlukan.

Management by exception adalah suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibat dalam aktifitas hanya jika aktifitas itu menyimpang dari kinerja yang dapat diterima. Agar manajer dapat mempraktekan management by exception, harus ditetapka standar dalam bentuk batas atas dan batas bawah kinerja yang dapat diterima.

Management by exception memberikan tiga keuntungan dasar :
1.  Manajer tidak mebuang-buang waktu untuk memantau aktifitas yang berlangsung secara normal.

2. karena lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat memperoleh perhatian lebih menyeluruh.

3. perhatikan dipusatkan  pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya.

Namun terdapat pula sejumlah kendala yang harus diketahui :

1.       Beberapa jenis kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara kuantitas sehgingga standar tidak dapat ditetapkan.

2.       Suatu system informasi yang memantau kinerja secara akurat sangat diperlukan.

3.       Perhatian harus terus diarahkan pada standar untuk menjaga standar pada tingkat yang cepat.

4.       Manajer tidak boleh pasif dan hanya menungu batas kinerja lewat. Manajer harus bertindak memecahkan suatu permasalahan sebelum situasi menjadi tidak terkendali.

Management by exception merupakan kemampuan dasar yang disediakan oleh CBIS. Dengan membiarkan CBIS memikul sebagai tanggung jawab memantau system fisik, waktu manajer dapet digunakan secara efektif.

Konsep CSF sama dengan management by exception dalam hal memutuskan perhatian pada sebagian operasi perusahaan dari pada secara keseluruhan. Kedua konsep ini berbeda dalam hal ; CSF relative stabil, sedangkan unsur-unsur perkecualian dari management by exception dapat beruabah dari satu priode ke periode selanjutnya.

Penggunaan model system umum arus material yang melalui perusahaan manufaktur dan pengendalian yang dilaksanakan oleh para manajer sangatlah jelas. Model sesunguhnya dapat diterapkan pada jenis organisasi lain, walau tidak tampak jelas. Pada bagian selanjutnya, model itu akan digunakan untuk menjelaskan pengecer dan organisasi yang menyediakan jasa.

Contohnya pasar swalayan dan kantor pengacara.

keindahan dari model system umum adalah kesederhanaannya : model ini bermanfaat bagi siapa saja dalam segala situasi, model ini juga merupakan unsur dasar dari pendekatan system untuk pemecahan masalah.

sumber : Mecleod jilid 1