Menggunakan Teknologi Informasi Untuk Kunggulan Kompetitif

Bab 2

Menggunakan Teknologi Informasi Untuk Kunggulan Kompetitif

Sumber daya informasi 

Sejumlah awal dalam manajemen informasi terfokus pada data. Selama tahun 1970 an dan 1980an usaha tersebut sejelan dengan meluasnya penggunaan system manajemen database (data base management system), atau DBMS. Perusahaan perusahaan mengelolah data mereka dengan menerapkan DBMS yang berdasarkan computer dalam mengelolah informasi. Pandangan data dan informasi adalah sumber daya yang perlu dikelola seperti sumber daya lain masih lazim dan menggambarkan suatu pendekatan positif penggunaan computer.

Namun ada pendapat lainnya, yaitu pandangan bahwa anda dapat mengelola informasi dengan mengelola sumber daya menghasilkan informasi. Dengan kata lain, dari pada berkonsentrasi pada input (data) dan output (informasi), lebih baik memperhatikan yang diberikan pada pengelola informasi (information processor) yang mengubah input menjadi output. Pengolah tersebut meliputi perangkat keras dan perangkat lunak, serta orang orang yang mengembangkan ,mengopersikan dan menggunakan system termasuk fasilitas yang menyimpan sumber daya.

Jenis jenis sumber daya informasi terdiri dari :

1. Perangakt keras computer.
2. Perangkat lunak computer.
3. Para spesialis informasi.
4. Pemakai.
5. Fasilitas.
6. Database.
7. Informasi.

Penggambaran DBMS dapat dilihat pada gambar berikut ini.

Dalam perusahaan manajer memutuskan untuk mnggunakan informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif, mereka harus menyadari tiap elemen tersebut sebagai sumber daya informasi. Contohnya, meanajer harus mengerti bahwa pegawai yang mampu menerapkan computer untuk permasalahan bisnis adalah sumber daya yang berharga, demikian pula dengan para pemakai di lingkungannya. Setelah itu, perusahaan dapat mengelola data tersebut untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Pengelolah sumber daya informasi

Chief information officer

Istilah CEO (chief executive officer) telah lama dikenal dengan kata bisnis, setiap orang tahu bahwa CEO adalah orang yang memiliki penaruh paling kuat dalam operasi perusahaan, dan umumnya dimiliki jabatan direktur utama atau ketua dewan diraksi. Istilah seperti CFO (chief financial officer) dan COO (chief operating officer) juga telah dikenal. Pada tahun 1980an diciptakan istilah yang serupa untuk manajer jasa informasi. Istilah adalah CIO yaitu chief information officer.

Istilah CIO mengerti pengertian lebih dari sekedar suatu gelar. Istilah ni memiliki pengertian suatu peran yang seharusnya dilaksakan oleh manajer tingkat tertinggi dari jasa informasi. Sperti dimaksudkan oleh konsep tersebut, chief information officer, adalah manajer jasa informasi yang menymbangakan keahlian manajerialnya tidak hanya untuk memecahlan masalah yang berkaitan dengan sumber daya informasi tetapi juga area operasi perusahaan lainya.

Seorang manajer jasa informasi dapat berperan sebagai chief information officer dengan mengikuti saran saran berikut :

1. Sediakan waktu untuk pelatihan bisnis. Pelajari bisnisnya, bukan hanya teknologinya.
2. Buat kemitraan dengan unit unt bisnis dan line management, jangan menunggu hinggan diundang.
3. Fokuskan pada perbaikan proses dasar bisnis.
4. Jelaskan biaya biaya IS dalam istilah istilah bisnis.
5. Bangun kepercayaan dengan memberikan jasa IS yang dapat diandalkan.
6. Jangan bersifat defensive.

Meningkatnya kompleksitas manajemen informasi

Pada sepuluh tahun pertama era computer, semua sumber daya informasi diempatkan secara sentral didalam uit jasa informasi perusahaan. Berawal dari pemasangan terminal keyboard pada area pemakai di pertengahan tahun 1960 an, dan berlanjut pada penyebaran computer mikro tahun 1960 an, semakin banyak perangkat keras yang ditempatkan diluar unit jasa informasi.

Saat perusahaan memperoleh semakin banyak sumber daya informasi, dan sumber daya tersebt tersebar diseluruh perusahaan, tugas anajemen sumber daya informasi menjadi lebih kompleks. Tanggung jawab manajemen tidak hanya berada pada puncak CIO, tetapi pada semua manajer dalam perusahaan.

Perencanaan srtategis

Perencanaan jangka panjang juga dikenal sebagai perencanaan strategis karena mengidentifikasi tujun tujuan yang akan memberikan perusahaan posisi yang menguntungka dalam lingkunganya, serta menentukan strategi strategi untuk mencapai tujuan tujuan tersebut. Pentingnya perencanaan strategis pada manjemen tingkat atas merupakan alasan Robert Anthony

Menamakan tingakt itu perencanaan strategis.

Saat sebuah perusahaan mengorganisasikan para eksekutifnya kedalam suatu komite eksekutif, kelompok inilah yang apsti memikul tanggung jawab perencanaan strategis.

Perencanaan strategis fungsional

Setelah rencana strategis untuk perusahaan telah ditetapkan, tiap area fungsional bertanggung jawab untuk mengembangakan rencana strategis mereka sendiri. Rencana rencana fungsional merinci bagaiana area area tersebut akan mendukung perusahaan saat perusahaan bekerja menuju tujuan strategisnya.

Satu pendekatan bagi perencanaan strategis fungsional adalah tiap area menetapkan rencananya sendiri secara independen dari yang lain. Namun, pendekatan ini tidak menjamin bahwa area area tersebut akan bekerja sama sebagai subsistem yang terpadu.

Perencanaan strategis sumber daya informasi

Selama tahun terakhir, jasa informasi mungkin telah mencurahkan lebih banyak perhatian pada perencanaan strategis dari pada sebagian besar area yang lain. Istilah untuk menggambarkan aktivitas ini awalnya adalah transformasi kumpulan strategi ( strategi set transformation). Istilah yang lebih baru, yaitu perencanaan strategis sumber daya informasi (strategic planning for information resources) telah menjadi popular.

Trnsformasi kumpulan strategi

Saat jasa informasi mulai mengembangkan rencana rencana strategis, pendekatan yang dianjurkan adalah mendasarkan rencana tesebut sepenuhnya pada tujuan strategis perusahaan, yang diberi istilah kumpulan strategi organisasi (organizational strategy set). Langkah kdua yang tersendiri, suatu rencana jasa informasi dibuat untuk mendukung tujuan perusahaan. Rencana jasa informasi itu disebut kumpulan strategi SIM  strategy set). Dan terdiri dari sejumlah tujuan, kendala dan strategi. Pendekatan ini yang dinamakan transformasi kumpulan strategi.

Satu kekurangan dasar dalam transformasi kumpulan strategi adalah kenyataan bahwa area area fungsional tidak selalu memiliki sumber daya untukmenjamin tercapainya tujuan strategis perusahaan. Pendekatan ini masih dipakai bahkan oleh perusahaan perusahaan yang sangat berhasil.

Isi rencana strategis sumber daya informasi

Tiap perusahaan akan mengembangkan suatu rencana strategis sumber dya informasi yang memenuhi kebutuhanya sendiri. Namun, kita dapat mengidentifikasi sejumlah topic utama yang harus tecakup. Intinya, rencana itu harus menjelaskan :

1. Tujuan tujuan yang akan dicapai oleh tiap subsistem CBIS selama periode yang tercakup dalam jangka waktu perencanaan.
2. Sumber daya informasi yang dibutuhkan untuk mencpai tujuan tujuan tesebut.

Sebagai contoh bagaimana rencana tersebut dapat mempertimbangkan kebutuhan subsistem CBIS tertentu, misalkan bahwa system persediaan akan dimodofikasi agar kemungkinan pesanan pelanggan ditangani lebih cepat.peningkatan kecepatan dapat di capai dengan menempatkan barang barang persediaan dalam gudang sedemikian rupa sehingga petugas pengisian pesanan dapat mengambil barang barang dari rak dengan urutan yang paling efisin. Langkah selanjutnya dalam proses perencanaan adalah mengidentifikasikan sumber daya informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut.

Konsep manajemen sumber daya informasi

IRM adalah aktifitas yang dijalankan oleh manajer pada semua tingkatan dalam perusahaan dengan tujuan mengidentifikasi, memperoleh, dan mengelola sumber dayainformasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pemakai.

Elemen elemen IRM yang diperlukan

Walau seorang pemakai individu dapat mempraktekan IRM, pendekatan paling efektif bagi perusahaan adalah menembangkan suatu rencana formal yang harus diikuti setiap orang. Agar suatu perusahaan dapat mencapai IRM secara penuh, perlu ada satu set kondisi tertentu. Kondisi kondisi tersebut meliputi :

1. Kesadaran bahwa keunggulan kompetitif dapat dicapi melalui suber daya informasi yang unggul. Para eksekutif perusahaan dan manajer lain yang terlibat dalam perencanaan strategis memahami bahwa peruahaan dapat mencapai keunggulan atas para pesaingya dengan mengelola arus informasi.
2. Kesadaran bahwa jasa informasi adalah suatu area fungsional utama. Struktur organisasi mncerminkan bahwa jasa informasi sama pentingnya dengan area fungsional utam lainya, seperti keuangan dan pemasaran.
3. Kesadaran bahwa CIO adalah eksekutif puncak. CIO member konstribusi, jika memungknkan, pada pemecahan masalah yang mempengaruhi seluruh operasi perusahaan, bukan hanya operasi jasa informasi. Kesadaran ini paling mudah ditunjukan dengan menyertakan CIO dalam komite eksekutif.
4. Perhatian pada sumber daya informasi perusahaan saat membuat perencanaan strategis. Saat para eksekutif terlibat dalam perencanaan strategis untuk perusahaan, mereka memperhatikan sumber daya informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan strategis.
5. Rencana strategis formal untuk untuk sumber daya informasi. Terdapat suatu rencana formal untuk memperoleh dan mengelola sumber daya informasi. Sumber daya itu harus mencakup yang berada pada area pemakai maupun jasa informasi.
6. Strategi untuk mendorong dan mengelola end-user computing. Rencana strategis sumber daya informasi membahas cara membuat sumber daya informasi tersedia bagi para pemakai akhir, sambil tetap mempertahankan pengendalian atas sumber daya tersebut.

Sumber : Raymon McLeod,jr. system informasi manajemen “ management information system “  6 th edition hal 41-51