Bab. 6 Model Sistem Umum Perusahaan

Bab. 6 Model Sistem Umum Perusahaan

Manajer menggunakan model untuk memecahkan perusahaan. Semuanya membantu pemahaman Maupun komunikasi, dan model matematika dapat juga untuk memperkirakan masa depan. Model umum perusaan terdiri dari system fisik maupun system konseptual. System fisik mencakup elemen input, elemen transformasi, dan elemen output, serta menyediakan suatu jalur bagi arus sumber daya fisik. System konseptual terdiri dari data dan informasi yang mewakili system fisik.

            Model adalah penyerderhanaan (abstraction) dari sesuatu model mewakili sejumlah obyek atau aktivitas, yang disebut entitas(entity). Manajer menggunakan model untuk mewakili permasalahan yang akan dipecahkan. Obyek atau aktivitas yang menyebabkan permasalahan adalah entitas.

Jenis-jenis model dasar terbagi empat bagian yaitu :

·         Model fisik adalah pengambaran entitas dalam bentuk tiga dimensi. Model fisik yang digunakan dalam dunia bisnis meliputi pusat perbelanjaan atau prototype mobil baru.

·         Model naratif adalah yang mengambarkan entitasnya secara lisan atau tulisan. Semua komunikasi bisnis adalah model naratif, sehingga model naratif merupakan jenis model yang paling populer.

·         Model grafik adalah mengambarkan entitasnya dengan sejumlah garis symbol atau bentuk,

·         Model matematika adalah semua rumusan atau persamaan matematika. Keunggulan model matematik adalah ketelitiannya dalam menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu obyek.

Kegunaan model

Kegunaan model keempat jenis model mempermudah pemahanman dan komunikasi. Model matematika sebagai tambahan, menyediakan kemampuan prediksi.

1.      Mempermudah pengertian suatu model pasti lebih sederhana dari pada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan secara sederhana. Setelah model-model sederhana ini dipahami, secara bertahap model tersebut dapat dibuat semakin rummit sehingga dapat menggambarkan entitasnya dengan lebih akurat.

2.      Mempermudah komunikasi setelah pemecah masalah (problem solver) mengerti entitasnya, pengertian itu sering perlu dikomunikasikan kepada yang lain.

Ke empat jenis model dapat mengkomunikasihkan informasi secara cepat dan akurat kepada orang-orang yang mengetahui makna dari berbagai bentuk, kata-kata, grafik, dan matematika tersebut.

3.      Memperkirakan masa depan ketelitian dalam mengambarkan entitasnya membuat model matematika dapat memberikan kemampuan yang tidak dapat disediakan oleh jenis model lain. Model matematika dapat memperkirakan apa yang akan terjadi di masa depan, akan tetapi tidak seratus persen akurat.

Model system umum

          model system umum perusahaan merupakan diagram grafik yang disertai dengan narasi yang menggambarkan semua organisasi secara umum, dengan menggunakan kerangka kinerja system.

System fisik  perusahaan yang mengubah sumber daya input menjadi sumber daya output. Sumber daya input dating dari lingkungan perusahaan, terjadi suatu transformasi, dan sumber daya output dikembalikan ke lingkungan yang sam. Karena itu system fisik perusahaan merupak system terbuka, yang berhubungan dengan lingkunganya melalui arus sumber daya fisik.

Arus material  material-material input diterima pemasok bahan baku dan komponen rakitan. Pada perusahaan manufaktur, dua bidang fungsional terlibat dalam arus material ini. Fungsi manufaktur mengubah bahan baku menjadi barang jadi, dan fungsi pemasaran mendistribusikan produk jadi kepad pelanggan. Kedua bidang ini harus saling berkerja sama untuk mempermudah arus material.

 Arus personil  input personil berasal dari lingkungan. Input personil ini biasanya diproses oleh fungsi daya manusia kemudian ditugaskan ke berbagai bidang fungsional. Fungsi sumber daya manusia adalah memperoses pemberhentiannya, dan sumber daya itu dikemabalikan kepada lingkungan.

Arus mesin  mesin-mesin diperoleh dari pemasok. Namun, akhirnya semua mesin dikembalikan kepada lingkungan dalam bentuk tukar tambah dengan model baru, atau sebagai rongsokan.

Arus uang diperoleh dari pemilik, dan dari pelanggan perusahaan. Sumber lainnya mencakup lembaga keuangan, serta dari pemerintah, pengendalian arus uang berad pada fungsi keuangan. Arus uang yang melalui perusahaan jarang melibatkan uang dalam bentuk fisik. Sebaliknya yang ada adalah arus sesuatu yang mewakili uang. Karena itu, arus uang menghubungkan perusahaan dengan lembaga-lembaga keuangan, para pelanggan, pemasok, pemegang saham dan pekerja.

System konseptual meliputi suatu lingkaran umpan balik dan mekanisme pengendalian. Perusahaan adalah contoh system lingkaran tertutup, dengan manajemen sebagai mekanisme pengendalian adalah manajemen perusahaan. Manajemen menggunakan informasi sebagai dasr untuk membuat perusahaan dalam system fisik atau sejenis alat yang mengunakan sinyal umpan balik untuk mengevaluasi kinerja system dan menentukan apakah perlu dilakukan tindakan perbaikan.

            Pengendalian manajemen karena tujuan utama perusahaan adalah menghasilkan sejumlah output, ukuran output merupakan bagian integral dari pengendalian system. Umpan balik output bernilai bagi manajer, tetapi manajer juga harus mengetahui status dari input dan proses transformasi.    Pengolahan informasi para manajer ini harus memperoleh informasi dari suatu system atau prosedur yang menghasilkan informasi data yang terkumpul.

Tambah pengolah informasi yang dalam pembahasaan ini, kita angap adlah komputer. Namun, komputer bukanlah keharusan.

 dimensi-dimensi informasi ketika para manejer menentukan output yang harus disediakan pengolahan informasi, mereka mempertimbangkan empat dimensi dasar informassi yaitu :

-          Relevansi informasi memiliki relevansi langsung dengan masalah yang ada.

-          Akurasi idealnya, semua informasi harus akurat.

-          Ketepatan waktu informasi harus tersedian untuk memecahkan masalah sebelum situasi krisis menjadi tidak terkendali atau kesempatan menghilang.

-          Kelengkapan manajer harus mampu memperoleh informasi yang menyajikan gambaran lengkap dari suatu permasalahn atau penyelesaian.

Standar  agar manajer dapet diakukan pengendalian atas bagian yang menjadi tanggung jawabnya, harus terdapat dua unsur pertama, harus ada informasi yang menggambarkan apa yang sedang dicapi bagian tersebut. Kedua, harus ada standar kinerja yang mencerminkan apa yang harus dicapai bagian tersebut.

Strandar adalah ukuran kinerja yang dapet diterima, dinyatakan secar ideal dalam istilah-istilah spesifik. Manajer menggunakan standar untuk mengendalikan system fisik dengan membandingkan kinerja actual, seperti yang dilaporkan pengolah informasi, dengan standar, hasil perbandingan memnentukan apakah suatu tindakan diperlukan.

Management by exception adalah suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibat dalam aktifitas hanya jika aktifitas itu menyimpang dari kinerja yang dapat diterima. Agar manajer dapat mempraktekan management by exception, harus ditetapka standar dalam bentuk batas atas dan batas bawah kinerja yang dapat diterima.

Management by exception memberikan tiga keuntungan dasar :
1.  Manajer tidak mebuang-buang waktu untuk memantau aktifitas yang berlangsung secara normal.

2. karena lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat memperoleh perhatian lebih menyeluruh.

3. perhatikan dipusatkan  pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya.

Namun terdapat pula sejumlah kendala yang harus diketahui :

1.       Beberapa jenis kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara kuantitas sehgingga standar tidak dapat ditetapkan.

2.       Suatu system informasi yang memantau kinerja secara akurat sangat diperlukan.

3.       Perhatian harus terus diarahkan pada standar untuk menjaga standar pada tingkat yang cepat.

4.       Manajer tidak boleh pasif dan hanya menungu batas kinerja lewat. Manajer harus bertindak memecahkan suatu permasalahan sebelum situasi menjadi tidak terkendali.

Management by exception merupakan kemampuan dasar yang disediakan oleh CBIS. Dengan membiarkan CBIS memikul sebagai tanggung jawab memantau system fisik, waktu manajer dapet digunakan secara efektif.

Konsep CSF sama dengan management by exception dalam hal memutuskan perhatian pada sebagian operasi perusahaan dari pada secara keseluruhan. Kedua konsep ini berbeda dalam hal ; CSF relative stabil, sedangkan unsur-unsur perkecualian dari management by exception dapat beruabah dari satu priode ke periode selanjutnya.

Penggunaan model system umum arus material yang melalui perusahaan manufaktur dan pengendalian yang dilaksanakan oleh para manajer sangatlah jelas. Model sesunguhnya dapat diterapkan pada jenis organisasi lain, walau tidak tampak jelas. Pada bagian selanjutnya, model itu akan digunakan untuk menjelaskan pengecer dan organisasi yang menyediakan jasa.

Contohnya pasar swalayan dan kantor pengacara.

keindahan dari model system umum adalah kesederhanaannya : model ini bermanfaat bagi siapa saja dalam segala situasi, model ini juga merupakan unsur dasar dari pendekatan system untuk pemecahan masalah.

sumber : Mecleod jilid 1